Архивная карточка файлов: Описание бизнес-процесса подписания¶

1. Общее описание¶

Форма архивной карточки файлов используется для работы с файлами проектной документации. Основная задача формы — обеспечить правильный порядок подписания и утверждения файлов с учётом должностей сотрудников и настроек организации.

2. Участники процесса¶

2.1 Роли сотрудников¶

В процессе работы с файлами участвуют разные сотрудники:

• Исполнитель — сотрудник, который создаёт документ
• Ответственный исполнитель — сотрудник, который отвечает за выполнение работы
• Проверяющий (нормоконтроль) — сотрудник, который проверяет документы на соответствие нормам
• Начальник отдела — руководитель подразделения
• Главный инженер проекта (ГИП) — руководитель проекта
• Смежник — специалист из другого отдела, который согласовывает документ
• Архивариус — сотрудник, который управляет архивом документов

2.2 Структура отделов¶

Организация может иметь сложную структуру отделов:

• Основные отделы
• Дочерние (вложенные) отделы
• Отделы могут иметь разные настройки работы

3. Процесс подписания файлов¶

3.1 Общий порядок подписания¶

Процесс подписания зависит от настроек системы и роли сотрудника:

1. Исполнитель создаёт документ
2. Проверяющий (если включен режим нормоконтроля) проверяет документ
3. Ответственный исполнитель или Начальник отдела утверждает документ
4. ГИП утверждает финальную версию (если требуется)
5. Смежники согласовывают документ (если требуется)

3.2 Режимы работы¶

Система поддерживает разные режимы работы в зависимости от настроек:

Режим с нормоконтролем¶

Если включена настройка "Работа с учётом нормоконтроля":

• Требуется подпись проверяющего ("Проверил")
• Исполнитель не может сразу утвердить документ
• Сначала документ проходит проверку, затем утверждение

Режим без нормоконтроля¶

Если нормоконтроль отключен или отдел исключен из нормоконтроля:

• Подпись проверяющего не требуется
• Исполнитель может сразу перейти к утверждению
• Упрощённый процесс подписания

Режим последовательного утверждения¶

Если включена настройка "Режим утверждения файлов: исп => отв. исп => нач.отд":

• Документ должен пройти через все этапы последовательно
• Сначала исполнитель, затем ответственный исполнитель, затем начальник отдела
• Каждый этап обязателен

3.3 Особые режимы¶

Работа ГИПа¶

Настройка "В новой форме ГИП может утверждать файлы" определяет, может ли ГИП:

• Утверждать файлы напрямую
• Обходить промежуточные этапы
• Работать с файлами из разных отделов

Дополнительно:

• Настройка "При утверждении ГИПом файлов PDF и DWG ставить фактическую дату на комплект" автоматически устанавливает дату
• Настройка "Нельзя утвердить файл ГИПом без согласования файла смежниками" требует обязательного согласования смежниками перед утверждением ГИПом

Работа архивариуса¶

Настройка "Архивариус может закрывать файлы от изменения" позволяет архивариусу:

• Блокировать файлы для изменения
• Переводить файлы в финальное состояние
• Контролировать доступ к документам

Скан-документы¶

Настройка "Сканированные документы добавляются листами" меняет способ работы:

• Документы добавляются по отдельным листам
• Каждый лист может иметь свой статус
• Особый режим подписания для скан-копий

Дополнительно:

• Настройка "Отображать столбик сканированных документов" показывает специальную колонку для работы со сканами

4. Настройки системы¶

4.1 Общие настройки подписания¶

Настройка	Описание
Работа с учётом нормоконтроля	Включает режим обязательной проверки документов
При добавлении документов в архив необходимо указывать подписывающих сотрудников	Требует выбора подписантов при добавлении файлов
Утверждать файлы без подтверждения	Пропускает диалоги подтверждения при утверждении

4.2 Режимы утверждения¶

Настройка	Описание
Режим утверждения файлов: исп => отв. исп => нач.отд	Включает последовательный режим утверждения через все роли
В новой форме ГИП может утверждать файлы	Разрешает ГИПу утверждать файлы в новой форме
При утверждении ГИПом файлов PDF и DWG ставить фактическую дату на комплект	Автоматически проставляет дату при утверждении определённых типов файлов
Нельзя утвердить файл ГИПом без согласования файла смежниками	Требует обязательного согласования смежниками перед утверждением ГИПом

4.3 Специальные настройки¶

Настройка	Описание
Архивариус может закрывать файлы от изменения	Даёт архивариусу права блокировать файлы
Сканированные документы добавляются листами	Меняет способ работы со скан-копиями
Отображать столбик сканированных документов	Показывает дополнительную колонку для сканов
Перечень отделов которые работают без нормоконтроля	Список отделов, для которых не требуется проверка
Тип комплекта ОПЗ	Специальный тип комплекта для ОПЗ-документов

4.4 Уведомления¶

Настройка	Описание
Отделы для отправки уведомлений о подписанных файлах ГИПом по всем объектам	Список отделов, которые получают уведомления о подписании ГИПом
Отделы для отправки уведомлений о подписанных файлах ГИПом по всем объектам отдела	Список отделов для уведомлений о подписании ГИПом файлов конкретного отдела
Отделы для отправки уведомлений о подписанных файлах начальником отдела по всем объектам	Список отделов, которые получают уведомления о подписании начальником

4.5 Технические настройки¶

Настройка	Описание
Новый режим работы с ЭЦП	Включает улучшенный режим работы с электронными подписями
Использовать встроенный просмотр PDF файлов	Позволяет просматривать PDF-файлы прямо в системе

5. Типичные сценарии работы¶

5.1 Стандартное подписание (с нормоконтролем)¶

1. Исполнитель создаёт документ
2. Открывает карточку файла
3. Добавляет свою подпись ("Разработал")
4. Указывает проверяющего
5. Проверяющий добавляет подпись ("Проверил")
6. Ответственный исполнитель или начальник отдела утверждает документ
7. Если требуется — ГИП утверждает документ

5.2 Быстрое подписание (без нормоконтроля)¶

1. Исполнитель создаёт документ
2. Открывает карточку файла
3. Добавляет свою подпись
4. Сразу переходит к утверждению (если разрешено)
5. Документ утверждается без проверки

5.3 Утверждение ГИПом¶

1. ГИП открывает карточку файла
2. Проверяет наличие всех необходимых подписей
3. Если требуется согласование смежниками — проверяет их подписи
4. Утверждает документ
5. Система автоматически проставляет фактическую дату (если включена соответствующая настройка)
6. Отправляются уведомления в настроенные отделы

5.4 Работа со скан-документами¶

1. Архивариус загружает скан-копию документа
2. Система разбивает документ на листы (если включена соответствующая настройка)
3. Каждый лист можно подписать отдельно
4. После подписания всех листов документ считается полностью подписанным

5.5 Последовательное утверждение¶

При включённом режиме "Режим утверждения файлов: исп => отв. исп => нач.отд":

1. Исполнитель создаёт и подписывает документ
2. Документ переходит к ответственному исполнителю
3. Ответственный исполнитель проверяет и подписывает
4. Документ переходит к начальнику отдела
5. Начальник отдела выполняет финальное утверждение
6. Только после этого документ может быть утверждён ГИПом

6. Возможные ситуации¶

6.1 Работа с временными сотрудниками¶

Если у файла есть временный ГИП:

• Система считает временного ГИПа основным для данного файла
• Временный ГИП имеет те же права, что и основной
• Временный ГИП может утверждать файлы

6.2 Работа с дочерними отделами¶

Если отдел имеет дочерние подразделения:

• Настройки родительского отдела могут распространяться на дочерние
• Дочерний отдел может иметь свои настройки (например, работать без нормоконтроля)
• Начальник родительского отдела может утверждать файлы дочерних отделов

6.3 Работа с заблокированными файлами¶

Если файл заблокирован (функция LockFunc = 1):

• Сотрудники не могут добавлять подписи
• Только архивариус (при включённой соответствующей настройке) может разблокировать файл
• При попытке подписания система показывает сообщение о блокировке

6.4 Работа с файлами, требующими согласования смежниками¶

Если включена настройка "Нельзя утвердить файл ГИПом без согласования файла смежниками":

• ГИП не может утвердить файл до согласования смежниками
• Система проверяет наличие подписей смежников
• При отсутствии подписей смежников система не позволит ГИПу утвердить файл

6.5 Работа с файлами ОПЗ¶

Если комплект имеет тип ОПЗ (настройка "Тип комплекта ОПЗ"):

• Применяются особые правила подписания
• Может отличаться порядок утверждения
• Могут требоваться дополнительные подписи

7. Уведомления¶

Система автоматически отправляет уведомления при определённых событиях:

7.1 Уведомления о подписании ГИПом¶

Когда ГИП утверждает файл, уведомления отправляются:

• В отделы из списка "Отделы для отправки уведомлений о подписанных файлах ГИПом по всем объектам"
• В отделы из списка "Отделы для отправки уведомлений о подписанных файлах ГИПом по всем объектам отдела" (если файл относится к этому отделу)

7.2 Уведомления о подписании начальником отдела¶

Когда начальник отдела утверждает файл, уведомления отправляются:

• В отделы из списка "Отделы для отправки уведомлений о подписанных файлах начальником отдела по всем объектам"

8. Рекомендации по настройке¶

8.1 Для отделов с жёстким контролем качества¶

Рекомендуется включить:

• "Работа с учётом нормоконтроля" — обязательная проверка всех документов
• "Режим утверждения файлов: исп => отв. исп => нач.отд" — последовательное утверждение
• "При добавлении документов в архив необходимо указывать подписывающих сотрудников" — контроль подписантов

8.2 Для отделов с быстрым документооборотом¶

Рекомендуется:

• Отключить нормоконтроль (добавить отдел в список "Перечень отделов которые работают без нормоконтроля")
• Включить "Утверждать файлы без подтверждения" — ускорение процесса
• Отключить "Режим утверждения файлов: исп => отв. исп => нач.отд" — упрощение процесса

8.3 Для проектов с участием смежных отделов¶

Рекомендуется:

• Включить "Нельзя утвердить файл ГИПом без согласования файла смежниками" — контроль согласований
• Настроить уведомления для смежных отделов
• Указать отделы в настройках уведомлений

8.4 Для работы с архивом¶

Рекомендуется:

• Включить "Архивариус может закрывать файлы от изменения" — контроль финальных версий
• Настроить "Сканированные документы добавляются листами" (если работаете со сканами)
• Включить "Отображать столбик сканированных документов" для удобства

9. Проблемы и решения¶

9.1 "Часто в карточках не указан ГИП"¶

Проблема: При открытии карточки файла ГИП не может добавить подпись, так как система не разрешает.

Возможные причины:

1. Не включена настройка "В новой форме ГИП может утверждать файлы"
2. Файл заблокирован (LockFunc = 1)
3. Отсутствуют необходимые подписи перед утверждением ГИПом
4. Если включена настройка "Нельзя утвердить файл ГИПом без согласования файла смежниками" — отсутствуют подписи смежников

Решение:

1. Проверить настройку "В новой форме ГИП может утверждать файлы"
2. Проверить, не заблокирован ли файл
3. Убедиться, что все предыдущие подписи добавлены
4. Если требуется согласование смежниками — получить их подписи
5. Проверить, что ГИП назначен на проект (основной или временный)

9.2 "Часто нет подписи 'Проверил'"¶

Проблема: В карточках файлов отсутствует подпись проверяющего.

Возможные причины:

1. Отдел добавлен в список "Перечень отделов которые работают без нормоконтроля"
2. Настройка "Работа с учётом нормоконтроля" отключена
3. Исполнитель пропустил этап проверки
4. Проверяющий не назначен

Решение:

1. Проверить, включена ли настройка "Работа с учётом нормоконтроля"
2. Проверить список отделов, работающих без нормоконтроля
3. Включить режим "При добавлении документов в архив необходимо указывать подписывающих сотрудников"
4. Обучить сотрудников обязательному указанию проверяющего
5. Включить "Режим утверждения файлов: исп => отв. исп => нач.отд" для строгого контроля процесса

9.3 "Не могу утвердить документ"¶

Проблема: Сотрудник не может добавить подпись утверждения.

Возможные причины:

1. У сотрудника нет прав на утверждение
2. Не пройдены предыдущие этапы
3. Файл заблокирован
4. Включён режим последовательного утверждения, но не все этапы пройдены
5. Для ГИПа: не согласовано смежниками (если включена соответствующая настройка)

Решение:

1. Проверить роль сотрудника в системе
2. Убедиться, что все необходимые подписи добавлены
3. Проверить статус блокировки файла
4. Если включён "Режим утверждения файлов: исп => отв. исп => нач.отд" — пройти все этапы последовательно
5. Для ГИПа: получить согласование смежников

9.4 "Система не отправляет уведомления"¶

Проблема: Отделы не получают уведомления о подписании файлов.

Возможные причины:

1. Не настроены списки отделов для уведомлений
2. Отделы указаны неправильно
3. Технические проблемы с отправкой уведомлений

Решение:

1. Проверить настройки:
   • "Отделы для отправки уведомлений о подписанных файлах ГИПом по всем объектам"
   • "Отделы для отправки уведомлений о подписанных файлах ГИПом по всем объектам отдела"
   • "Отделы для отправки уведомлений о подписанных файлах начальником отдела по всем объектам"
2. Убедиться, что отделы указаны в правильном формате
3. Проверить работу системы уведомлений

10. Заключение¶

Форма архивной карточки файлов с электронной подписью — это важный инструмент для контроля качества проектной документации. Правильная настройка системы и понимание бизнес-процесса позволяют:

• Обеспечить правильный порядок подписания документов
• Контролировать качество документации через нормоконтроль
• Ускорить документооборот там, где это необходимо
• Обеспечить прозрачность процесса через уведомления
• Гибко настраивать процесс под нужды разных отделов

Для решения проблем с отсутствующими подписями рекомендуется:

1. Проанализировать текущие настройки системы
2. Убедиться, что они соответствуют требованиям организации
3. Обучить сотрудников правильному использованию формы
4. Регулярно проверять наличие всех необходимых подписей
5. Использовать уведомления для контроля процесса