Карточка докладной/заявления — описание бизнес-процессов¶

1. Назначение¶

Форма поддерживает полный цикл внутренних документов двух типов:

• докладная записка;
• заявление.

Документ проходит этапы подготовки, подписания, исполнения поручений, согласований и, при необходимости, возврата на доработку или перевода в архив.

2. Общий сквозной процесс¶

1. Инициатор создаёт карточку документа и указывает адресата.
2. Выбирается шаблон и формируется рабочий файл документа.
3. Инициатор подписывает документ.
4. После подписания запускаются:
   • поручения исполнителям;
   • согласования (если требуются по типу документа).
5. По итогам исполнения документ либо завершается, либо возвращается на доработку.
6. Для отдельных кейсов доступен перевод в архив.

3. Роли участников¶

• Инициатор: создаёт документ, заполняет содержание, запускает процесс.
• Адресат/исполнитель: принимает поручения в работу, отчитывается по результату.
• Согласующий: одобряет либо отклоняет документ с указанием причины.
• Контролирующий: подтверждает результат, возвращает на доработку, переносит сроки, аннулирует поручение.
• Отдел кадров (для кадровых сценариев): выполняет обязательные действия по кадровому согласованию.
• Руководитель: в ряде сценариев может подписывать вложения и выполнять контрольные действия.

4. Флоу по кейсам¶

4.1 Базовый кейс: докладная без специальных условий¶

1. Инициатор подготавливает документ и выбирает получателя.
2. Документ подписывается и регистрируется в системе.
3. Адресату становятся доступны поручения по документу.
4. Исполнитель принимает поручение в работу.
5. По завершении исполнитель сдаёт отчёт об исполнении.
6. Контролирующий:
   • подтверждает исполнение, либо
   • возвращает на доработку с причиной.
7. После закрытия всех поручений процесс завершается.

Варианты развилки:

• если у поручения есть незавершённые подпоручения, закрытие основного поручения блокируется;
• при необходимости сроки могут быть изменены через формальный запрос и решение контролирующего.

4.2 Кейс: заявление на отпуск¶

1. Инициатор оформляет заявление и указывает количество дней отпуска.
2. Если инициатор не относится к руководящему составу, в документе должно быть добавлено хотя бы одно согласование руководителя подразделения.
3. После подписания заявления автоматически включается обязательный кадровый этап.
4. Отдел кадров проверяет заявление и добавляет справку по отпуску.
5. В зависимости от настроек организации справка может оформляться с электронной подписью.
6. Инициатор получает уведомление о добавлении справки (если это включено в регламенте).
7. Далее один из вариантов:
   • Согласовано: заявление проходит кадровый этап и остаётся в завершающем статусе.
   • Возврат на доработку: кадровая служба указывает причину, согласования/подписи по документу сбрасываются, инициатор дорабатывает и запускает цикл повторно.

Как отпускной кейс связан со статусами согласований:

• До кадрового этапа согласования по отпуску не исполняются.
• После того как отдел кадров прикрепил справку, система автоматически переводит согласования в рабочий статус, и они становятся доступны к исполнению.
• При возврате отпускного заявления на доработку согласования автоматически переводятся в черновик.

4.3 Кейс: заявление на работу в выходной день¶

1. Инициатор формирует и подписывает заявление.
2. Для данного типа документа обязательно подключается кадровый этап.
3. Отдел кадров принимает решение:
   • Согласовать — документ фиксируется как одобренный;
   • Отказать — документ возвращается с указанием причины для дальнейших действий инициатора.

4.4 Кейс: согласование документа участниками¶

1. Согласующий открывает задачу согласования.
2. При положительном решении документ согласовывается, действие фиксируется в журнале.
3. Если это последнее необходимое согласование, документ получает статус полной согласованности.
4. Инициатор получает уведомление о результате.

Отказ в согласовании:

1. Согласующий обязательно указывает причину.
2. Документ помечается как отклонённый.
3. Инициатор получает уведомление и принимает решение о доработке или завершении работы с документом.

4.5 Кейс: управление сроками поручений¶

1. Исполнитель может отправить запрос на перенос срока с обоснованием.
2. Контролирующий рассматривает запрос и:
   • одобряет перенос с новой датой, либо
   • отклоняет запрос.
3. Инициатор запроса может отменить собственный запрос до принятия решения.

4.6 Кейс: возврат поручения на доработку¶

1. Контролирующий выбирает возврат на доработку.
2. Обязательно указывается причина.
3. Исполнитель получает задачу на повторное исполнение.
4. После доработки поручение снова проходит этап отчёта и контроля.

4.7 Кейс: аннулирование поручения¶

1. Уполномоченный участник аннулирует поручение.
2. Обязательно указывается причина.
3. Поручение исключается из активного исполнения и не участвует в дальнейшем контроле.

4.8 Кейс: работа с вложениями¶

1. На этапе подготовки можно добавлять и удалять вложения.
2. После подписания основного документа вложения доступны для просмотра и экспорта.
3. Для PDF-вложений может применяться отдельное подписание руководителем (если требуется регламентом).
4. Проверка подписи доступна для контроля юридической целостности вложений и поручений.

4.9 Кейс: перевод в архив¶

1. Если документ ранее был отклонён, инициатор может перевести его в архив.
2. После перевода в архив карточка считается завершённой и выводится из активного процесса.

5. Статусы поручений и согласований: значения и переходы¶

5.1 Используемые в карточке статусы¶

В карточке фактически используются следующие статусы:

• для поручений: Не принято, Открыто, В работе, Готово, Проверено, На доработку, Аннулир., Перенос;
• для согласований: Не принято, Открыто, Согласован, Отклонён, Черновик (служебно при возврате отпускного заявления на доработку).

5.2 Переходы по поручениям (исполнительский контур)¶

• Не принято → Открыто: автоматически, когда получатель открывает карточку документа.
• Не принято / Открыто / На доработку → В работе: вручную действием «Принять к исполнению».
• В работе → Готово: вручную действием «Отчитаться об исполнении».
• Готово → Проверено: вручную действием контроля «Проверено».
• Готово → На доработку: вручную действием контроля «На доработку» (с причиной).
• На доработку → В работе: вручную повторным принятием в работу исполнителем.
• Открыто / В работе / На доработку → Аннулир.: вручную действием «Аннулировать» (с причиной), с каскадным аннулированием дочерних поручений.

5.3 Переходы по согласованиям¶

• Не принято / Открыто / На доработку → Согласован: вручную действием «Одобрить».
• Не принято / Открыто / На доработку → Отклонён: вручную действием «Отклонить» (с обязательной причиной).
• Черновик: служебный статус при возврате отпускного заявления на доработку — система переводит согласования в черновик автоматически.

Для отпускных заявлений действует дополнительная логика:

• после кадрового этапа система массово переводит согласования в Не принято (автозапуск цикла согласований);
• при открытии карточки согласующим статус может автоматически перейти в Открыто;
• далее согласующий вручную завершает согласование в Согласован или Отклонён.

5.4 Переходы по срокам¶

• В работе → Перенос: вручную, когда исполнитель отправляет запрос на перенос срока.
• Перенос → В работе: вручную, когда контролирующий утверждает новую дату.
• Перенос → В работе: вручную, когда контролирующий отклоняет запрос на перенос.
• Перенос → В работе: вручную, когда исполнитель отменяет собственный запрос.

5.5 Автоматические массовые переключения¶

• После подписания документа, когда процесс исполнения должен стартовать, система переводит связанные задачи в начальный рабочий статус (Не принято).
• При возврате отпускного заявления на доработку система:
  • переводит согласования в Черновик;
  • удаляет ранее сформированные подписи/подписанные версии файлов;
  • сбрасывает признаки подписания и готовности кадрового этапа.

5.6 Про статус «Отка绶

В этой карточке основной сценарий отказа согласования фиксируется статусом Отклонён.

6. Бизнес-правила, влияющие на сценарии¶

5.1 Доступность адресатов¶

Список доступных получателей докладной определяется корпоративным справочником и ограничениями, принятыми в организации.

5.2 Режим электронной подписи¶

Организация может использовать базовый или расширенный режим работы с электронной подписью. Это влияет на порядок подтверждения подписи и представление сведений о сертификате.

5.3 Кадровая справка по отпуску¶

Для отпускных заявлений организация может требовать обязательное подписание кадровой справки электронной подписью.

5.4 Уведомления по отпускным документам¶

Организация может включить обязательное уведомление инициатора при добавлении кадровой справки к отпускному заявлению.

5.5 Подтверждения действий¶

Ключевые действия (подписание, согласование, смена сроков, возврат, аннулирование) выполняются с подтверждением пользователя либо в упрощённом режиме подтверждений — по принятому регламенту.

7. Что фиксируется в истории¶

Система автоматически ведёт историю ключевых событий:

• подписание документа;
• запуск и завершение согласований;
• отказ и причины отказа;
• исполнение и проверка поручений;
• добавление кадровой справки;
• возвраты на доработку;
• переносы сроков и аннулирования.

Это обеспечивает прозрачность процесса и возможность последующего аудита.

8. Результат процесса¶

По итогам прохождения флоу документ приходит к одному из конечных состояний:

• согласован и исполнен;
• возвращён на доработку (с повторным запуском цикла);
• отклонён и переведён в архив;
• аннулирован на уровне отдельных поручений.