АРМ Решение » АРМ Проектировщика

# Архивная карточка файлов: Описание бизнес-процесса подписания

## 1. Общее описание

Форма архивной карточки файлов используется для работы с файлами проектной документации. Основная задача формы — обеспечить правильный порядок подписания и утверждения файлов с учётом должностей сотрудников и настроек организации.

## 2. Участники процесса

### 2.1 Роли сотрудников

В процессе работы с файлами участвуют разные сотрудники:

- **"Разработал"** — сотрудник, который создаёт и подписывает документ

- **"2-й разработчик, ГАП, Начальник группы, и д.р."** — ответственный исполнитель, руководитель группы или второй разработчик

- **"Проверил"** — главный специалист или ГАП, который проверяет техническое содержание

- **"Нормоконтроль"** — специалист, который проверяет документы на соответствие нормам и стандартам

- **"Утвердил"** — начальник отдела, утверждающий документ

- **"ГИП"** — главный инженер проекта, осуществляющий финальное утверждение

- **"Архив"** — архивариус или сотрудник печатного отдела, фиксирующий файл

- **Смежник** — специалист из другого отдела, согласовывающий документ (отдельная вкладка)

### 2.2 Структура отделов

Организация может иметь сложную структуру отделов:

- Основные отделы

- Дочерние (вложенные) отделы

- Отделы могут иметь разные настройки работы

## 3. Процесс подписания файлов

### 3.1 Общий порядок подписания

Процесс подписания зависит от настроек системы и роли сотрудника:

1. **"Разработал"** — создаёт документ и добавляет свою подпись

2. **"2-й разработчик, ГАП, Начальник группы"** — совместная разработка (если требуется)

3. **"Проверил"** — техническая проверка (если требуется)

4. **"Нормоконтроль"** — проверка на соответствие нормам (если включен режим нормоконтроля)

5. **"Утвердил"** — начальник отдела утверждает документ

6. **"ГИП"** — финальное утверждение (если требуется)

7. **Смежники** — согласовывают документ (если требуется)

8. **"Архив"** — фиксирует файл (если требуется)

### 3.2 Режимы работы

Система поддерживает разные режимы работы в зависимости от настроек:

#### Режим с нормоконтролем

Если включена настройка **"Работа с учётом нормоконтроля"**:

- Требуются две разные проверки:

  - **"Проверил"** — техническая проверка содержания

  - **"Нормоконтроль"** — проверка на соответствие нормам

- Исполнитель не может сразу утвердить документ

- Сначала документ проходит обе проверки, затем утверждение

#### Режим без нормоконтроля

Если нормоконтроль отключен или отдел исключен из нормоконтроля:

- Подписи **"Проверил"** и **"Нормоконтроль"** не требуются

- Исполнитель может сразу перейти к утверждению

- Упрощённый процесс подписания

#### Режим последовательного утверждения

Если включена настройка **"Режим утверждения файлов: исп => отв. исп => нач.отд"**:

- Документ должен пройти через все этапы последовательно

- Сначала исполнитель, затем ответственный исполнитель, затем начальник отдела

- Каждый этап обязателен

### 3.3 Особые режимы

#### Работа ГИПа

Настройка **"В новой форме ГИП может утверждать файлы"** определяет, может ли ГИП:

- Утверждать файлы напрямую

- Обходить промежуточные этапы

- Работать с файлами из разных отделов

Дополнительно:

- Настройка **"При утверждении ГИПом файлов PDF и DWG ставить фактическую дату на комплект"** автоматически устанавливает дату

- Настройка **"Нельзя утвердить файл ГИПом без согласования файла смежниками"** требует обязательного согласования смежниками перед утверждением ГИПом

#### Работа архивариуса

Настройка **"Архивариус может закрывать файлы от изменения"** позволяет архивариусу:

- Блокировать файлы для изменения

- Переводить файлы в финальное состояние

- Контролировать доступ к документам

#### Скан-документы

Настройка **"Сканированные документы добавляются листами"** меняет способ работы:

- Документы добавляются по отдельным листам

- Каждый лист может иметь свой статус

- Особый режим подписания для скан-копий

Дополнительно:

- Настройка **"Отображать столбик сканированных документов"** показывает специальную колонку для работы со сканами

## 4. Настройки системы

### 4.1 Общие настройки подписания

| Настройка | Описание |

|-----------|----------|

| **Работа с учётом нормоконтроля** | Включает режим обязательной проверки документов |

| **При добавлении документов в архив необходимо указывать подписывающих сотрудников** | Требует выбора подписантов при добавлении файлов |

| **Утверждать файлы без подтверждения** | Пропускает диалоги подтверждения при утверждении |

### 4.2 Режимы утверждения

| Настройка | Описание |

|-----------|----------|

| **Режим утверждения файлов: исп => отв. исп => нач.отд** | Включает последовательный режим утверждения через все роли |

| **В новой форме ГИП может утверждать файлы** | Разрешает ГИПу утверждать файлы в новой форме |

| **При утверждении ГИПом файлов PDF и DWG ставить фактическую дату на комплект** | Автоматически проставляет дату при утверждении определённых типов файлов |

| **Нельзя утвердить файл ГИПом без согласования файла смежниками** | Требует обязательного согласования смежниками перед утверждением ГИПом |

### 4.3 Специальные настройки

| Настройка | Описание |

|-----------|----------|

| **Архивариус может закрывать файлы от изменения** | Даёт архивариусу права блокировать файлы |

| **Сканированные документы добавляются листами** | Меняет способ работы со скан-копиями |

| **Отображать столбик сканированных документов** | Показывает дополнительную колонку для сканов |

| **Перечень отделов которые работают без нормоконтроля** | Список отделов, для которых не требуется проверка |

| **Тип комплекта ОПЗ** | Специальный тип комплекта для ОПЗ-документов |

### 4.4 Уведомления

| Настройка | Описание |

|-----------|----------|

| **Отделы для отправки уведомлений о подписанных файлах ГИПом по всем объектам** | Список отделов, которые получают уведомления о подписании ГИПом |

| **Отделы для отправки уведомлений о подписанных файлах ГИПом по всем объектам отдела** | Список отделов для уведомлений о подписании ГИПом файлов конкретного отдела |

| **Отделы для отправки уведомлений о подписанных файлах начальником отдела по всем объектам** | Список отделов, которые получают уведомления о подписании начальником |

### 4.5 Технические настройки

| Настройка | Описание |

|-----------|----------|

| **Новый режим работы с ЭЦП** | Включает улучшенный режим работы с электронными подписями |

| **Использовать встроенный просмотр PDF файлов** | Позволяет просматривать PDF-файлы прямо в системе |

## 5. Типичные сценарии работы

### 5.1 Стандартное подписание (с нормоконтролем)

1. **"Разработал"** создаёт документ

2. Открывает карточку файла

3. Добавляет свою подпись в поле **"Разработал"**

4. Указывает сотрудника в поле **"2-й разработчик, ГАП, Начальник группы, и д.р."** (если требуется)

5. Указывает сотрудника в поле **"Проверил"**

6. **"Проверил"** проводит техническую проверку и добавляет подпись

7. **"Нормоконтроль"** проверяет соответствие нормам и добавляет подпись

8. **"Утвердил"** (начальник отдела) утверждает документ

9. Если требуется — **"ГИП"** утверждает финальную версию

### 5.2 Быстрое подписание (без нормоконтроля)

1. **"Разработал"** создаёт документ

2. Открывает карточку файла

3. Добавляет свою подпись в поле **"Разработал"**

4. Сразу переходит к **"Утвердил"** (если разрешено)

5. Документ утверждается без проверок полей **"Проверил"** и **"Нормоконтроль"**

### 5.3 Утверждение ГИПом

1. **"ГИП"** открывает карточку файла

2. Проверяет наличие всех необходимых подписей

3. Если требуется согласование смежниками — проверяет их подписи

4. Утверждает документ (подпись в поле **"ГИП"**)

5. Система автоматически проставляет фактическую дату (если включена соответствующая настройка)

6. Отправляются уведомления в настроенные отделы

### 5.4 Работа со скан-документами

1. Архивариус загружает скан-копию документа

2. Система разбивает документ на листы (если включена соответствующая настройка)

3. Каждый лист можно подписать отдельно

4. После подписания всех листов документ считается полностью подписанным

### 5.5 Последовательное утверждение

При включённом режиме **"Режим утверждения файлов: исп => отв. исп => нач.отд"**:

1. **"Разработал"** создаёт и подписывает документ

2. Документ переходит к **"2-й разработчик, ГАП, Начальник группы, и д.р."** (ответственному исполнителю)

3. Ответственный исполнитель проверяет и подписывает

4. Документ переходит к начальнику отдела

5. **"Утвердил"** (начальник отдела) выполняет финальное утверждение

6. Только после этого документ может быть утверждён **"ГИПом"**

## 6. Возможные ситуации

### 6.1 Работа с временными сотрудниками

Если у файла есть временный ГИП:

- Система считает временного ГИПа основным для данного файла

- Временный ГИП имеет те же права, что и основной

- Временный ГИП может утверждать файлы

### 6.2 Работа с дочерними отделами

Если отдел имеет дочерние подразделения:

- Настройки родительского отдела могут распространяться на дочерние

- Дочерний отдел может иметь свои настройки (например, работать без нормоконтроля)

- Начальник родительского отдела может утверждать файлы дочерних отделов

### 6.3 Работа с заблокированными файлами

Если файл заблокирован (функция LockFunc = 1):

- Сотрудники не могут добавлять подписи

- Только архивариус (при включённой соответствующей настройке) может разблокировать файл

- При попытке подписания система показывает сообщение о блокировке

### 6.4 Работа с файлами, требующими согласования смежниками

Если включена настройка **"Нельзя утвердить файл ГИПом без согласования файла смежниками"**:

- ГИП не может утвердить файл до согласования смежниками

- Система проверяет наличие подписей смежников

- При отсутствии подписей смежников система не позволит ГИПу утвердить файл

### 6.5 Работа с файлами ОПЗ

Если комплект имеет тип ОПЗ (настройка **"Тип комплекта ОПЗ"**):

- Применяются особые правила подписания

- Может отличаться порядок утверждения

- Могут требоваться дополнительные подписи

## 7. Уведомления

Система автоматически отправляет уведомления при определённых событиях:

### 7.1 Уведомления о подписании ГИПом

Когда ГИП утверждает файл, уведомления отправляются:

- В отделы из списка **"Отделы для отправки уведомлений о подписанных файлах ГИПом по всем объектам"**

- В отделы из списка **"Отделы для отправки уведомлений о подписанных файлах ГИПом по всем объектам отдела"** (если файл относится к этому отделу)

### 7.2 Уведомления о подписании начальником отдела

Когда начальник отдела утверждает файл, уведомления отправляются:

- В отделы из списка **"Отделы для отправки уведомлений о подписанных файлах начальником отдела по всем объектам"**

## 8. Рекомендации по настройке

### 8.1 Для отделов с жёстким контролем качества

Рекомендуется включить:

- **"Работа с учётом нормоконтроля"** — обязательная проверка всех документов

- **"Режим утверждения файлов: исп => отв. исп => нач.отд"** — последовательное утверждение

- **"При добавлении документов в архив необходимо указывать подписывающих сотрудников"** — контроль подписантов

### 8.2 Для отделов с быстрым документооборотом

Рекомендуется:

- Отключить нормоконтроль (добавить отдел в список **"Перечень отделов которые работают без нормоконтроля"**)

- Включить **"Утверждать файлы без подтверждения"** — ускорение процесса

- Отключить **"Режим утверждения файлов: исп => отв. исп => нач.отд"** — упрощение процесса

### 8.3 Для проектов с участием смежных отделов

Рекомендуется:

- Включить **"Нельзя утвердить файл ГИПом без согласования файла смежниками"** — контроль согласований

- Настроить уведомления для смежных отделов

- Указать отделы в настройках уведомлений

### 8.4 Для работы с архивом

Рекомендуется:

- Включить **"Архивариус может закрывать файлы от изменения"** — контроль финальных версий

- Настроить **"Сканированные документы добавляются листами"** (если работаете со сканами)

- Включить **"Отображать столбик сканированных документов"** для удобства

## 9. Проблемы и решения

### 9.1 "Часто в карточках не указан ГИП"

**Проблема:** При открытии карточки файла ГИП не может добавить подпись, так как система не разрешает.

**Возможные причины:**

1. Не включена настройка **"В новой форме ГИП может утверждать файлы"**

2. Файл заблокирован (LockFunc = 1)

3. Отсутствуют необходимые подписи перед утверждением ГИПом

4. Если включена настройка **"Нельзя утвердить файл ГИПом без согласования файла смежниками"** — отсутствуют подписи смежников

**Решение:**

1. Проверить настройку **"В новой форме ГИП может утверждать файлы"**

2. Проверить, не заблокирован ли файл

3. Убедиться, что все предыдущие подписи добавлены

4. Если требуется согласование смежниками — получить их подписи

5. Проверить, что ГИП назначен на проект (основной или временный)

### 9.2 "Часто нет подписи 'Проверил' или 'Нормоконтроль'"

**Проблема:** В карточках файлов отсутствуют подписи в полях **"Проверил"** и/или **"Нормоконтроль"**.

**Важно:** Это два разных поля с разными ролями:

- **"Проверил"** — техническая проверка содержания

- **"Нормоконтроль"** — проверка на соответствие нормам

**Возможные причины:**

1. Отдел добавлен в список **"Перечень отделов которые работают без нормоконтроля"** — поле **"Нормоконтроль"** не требуется

2. Настройка **"Работа с учётом нормоконтроля"** отключена — оба поля не требуются

3. Исполнитель пропустил этапы проверок

4. Не назначены сотрудники в поля **"Проверил"** и/или **"Нормоконтроль"**

**Решение:**

1. Проверить, включена ли настройка **"Работа с учётом нормоконтроля"**

2. Проверить список отделов, работающих без нормоконтроля

3. Включить режим **"При добавлении документов в архив необходимо указывать подписывающих сотрудников"**

4. Обучить сотрудников обязательному указанию проверяющего

5. Включить **"Режим утверждения файлов: исп => отв. исп => нач.отд"** для строгого контроля процесса

### 9.3 "Не могу утвердить документ"

**Проблема:** Сотрудник не может добавить подпись утверждения.

**Возможные причины:**

1. У сотрудника нет прав на утверждение

2. Не пройдены предыдущие этапы

3. Файл заблокирован

4. Включён режим последовательного утверждения, но не все этапы пройдены

5. Для ГИПа: не согласовано смежниками (если включена соответствующая настройка)

**Решение:**

1. Проверить роль сотрудника в системе

2. Убедиться, что все необходимые подписи добавлены

3. Проверить статус блокировки файла

4. Если включён **"Режим утверждения файлов: исп => отв. исп => нач.отд"** — пройти все этапы последовательно

5. Для ГИПа: получить согласование смежников

### 9.4 "Система не отправляет уведомления"

**Проблема:** Отделы не получают уведомления о подписании файлов.

**Возможные причины:**

1. Не настроены списки отделов для уведомлений

2. Отделы указаны неправильно

3. Технические проблемы с отправкой уведомлений

**Решение:**

1. Проверить настройки:

   - **"Отделы для отправки уведомлений о подписанных файлах ГИПом по всем объектам"**

   - **"Отделы для отправки уведомлений о подписанных файлах ГИПом по всем объектам отдела"**

   - **"Отделы для отправки уведомлений о подписанных файлах начальником отдела по всем объектам"**

2. Убедиться, что отделы указаны в правильном формате

3. Проверить работу системы уведомлений

## 10. Заключение

Форма архивной карточки файлов с электронной подписью — это важный инструмент для контроля качества проектной документации. Правильная настройка системы и понимание бизнес-процесса позволяют:

- Обеспечить правильный порядок подписания документов

- Контролировать качество документации через нормоконтроль

- Ускорить документооборот там, где это необходимо

- Обеспечить прозрачность процесса через уведомления

- Гибко настраивать процесс под нужды разных отделов

Для решения проблем с отсутствующими подписями рекомендуется:

1. Проанализировать текущие настройки системы

2. Убедиться, что они соответствуют требованиям организации

3. Обучить сотрудников правильному использованию формы

4. Регулярно проверять наличие всех необходимых подписей

5. Использовать уведомления для контроля процесса