АРМ Решение » АРМ переписка

# Карточка докладной/заявления — описание бизнес-процессов

## 1. Назначение

Форма поддерживает полный цикл внутренних документов двух типов:

- докладная записка;

- заявление.

Документ проходит этапы подготовки, подписания, исполнения поручений, согласований и, при необходимости, возврата на доработку или перевода в архив.

## 2. Общий сквозной процесс

1. Инициатор создаёт карточку документа и указывает адресата.

2. Выбирается шаблон и формируется рабочий файл документа.

3. Инициатор подписывает документ.

4. После подписания запускаются:

   - поручения исполнителям;

   - согласования (если требуются по типу документа).

5. По итогам исполнения документ либо завершается, либо возвращается на доработку.

6. Для отдельных кейсов доступен перевод в архив.

## 3. Роли участников

- **Инициатор**: создаёт документ, заполняет содержание, запускает процесс.

- **Адресат/исполнитель**: принимает поручения в работу, отчитывается по результату.

- **Согласующий**: одобряет либо отклоняет документ с указанием причины.

- **Контролирующий**: подтверждает результат, возвращает на доработку, переносит сроки, аннулирует поручение.

- **Отдел кадров (для кадровых сценариев)**: выполняет обязательные действия по кадровому согласованию.

- **Руководитель**: в ряде сценариев может подписывать вложения и выполнять контрольные действия.

## 4. Флоу по кейсам

### 4.1 Базовый кейс: докладная без специальных условий

1. Инициатор подготавливает документ и выбирает получателя.

2. Документ подписывается и регистрируется в системе.

3. Адресату становятся доступны поручения по документу.

4. Исполнитель принимает поручение в работу.

5. По завершении исполнитель сдаёт отчёт об исполнении.

6. Контролирующий:

   - подтверждает исполнение, либо

   - возвращает на доработку с причиной.

7. После закрытия всех поручений процесс завершается.

**Варианты развилки:**

- если у поручения есть незавершённые подпоручения, закрытие основного поручения блокируется;

- при необходимости сроки могут быть изменены через формальный запрос и решение контролирующего.

### 4.2 Кейс: заявление на отпуск

1. Инициатор оформляет заявление и указывает количество дней отпуска.

2. Если инициатор не относится к руководящему составу, в документе должно быть добавлено хотя бы одно согласование руководителя подразделения.

3. После подписания заявления автоматически включается обязательный кадровый этап.

4. Отдел кадров проверяет заявление и добавляет справку по отпуску.

5. В зависимости от настроек организации справка может оформляться с электронной подписью.

6. Инициатор получает уведомление о добавлении справки (если это включено в регламенте).

7. Далее один из вариантов:

   - **Согласовано**: заявление проходит кадровый этап и остаётся в завершающем статусе.

   - **Возврат на доработку**: кадровая служба указывает причину, согласования/подписи по документу сбрасываются, инициатор дорабатывает и запускает цикл повторно.

**Как отпускной кейс связан со статусами согласований:**

- До кадрового этапа согласования по отпуску не исполняются.

- После того как отдел кадров прикрепил справку, система автоматически переводит согласования в рабочий статус, и они становятся доступны к исполнению.

- При возврате отпускного заявления на доработку согласования автоматически переводятся в черновик.

### 4.3 Кейс: заявление на работу в выходной день

1. Инициатор формирует и подписывает заявление.

2. Для данного типа документа обязательно подключается кадровый этап.

3. После кадрового согласования система проверяет, есть ли дополнительные согласования, добавленные пользователем:

   - если **есть** — документ сначала направляется на эти согласования, и только после их завершения направляется руководителю;

   - если **нет** — документ сразу направляется руководителю.

4. Отдел кадров также может отказать в согласовании с указанием причины — документ возвращается инициатору на доработку.

### 4.4 Кейс: согласование документа участниками

1. Согласующий открывает задачу согласования.

2. При положительном решении документ согласовывается, действие фиксируется в журнале.

3. Если это последнее необходимое согласование, документ получает статус полной согласованности.

4. Инициатор получает уведомление о результате.

**Отказ в согласовании:**

1. Согласующий обязательно указывает причину.

2. Документ помечается как отклонённый.

3. Инициатор получает уведомление и принимает решение о доработке или завершении работы с документом.

### 4.5 Кейс: управление сроками поручений

1. Исполнитель может отправить запрос на перенос срока с обоснованием.

2. Контролирующий рассматривает запрос и:

   - одобряет перенос с новой датой, либо

   - отклоняет запрос.

3. Инициатор запроса может отменить собственный запрос до принятия решения.

### 4.6 Кейс: возврат поручения на доработку

1. Контролирующий выбирает возврат на доработку.

2. Обязательно указывается причина.

3. Исполнитель получает задачу на повторное исполнение.

4. После доработки поручение снова проходит этап отчёта и контроля.

### 4.7 Кейс: аннулирование поручения

1. Уполномоченный участник аннулирует поручение.

2. Обязательно указывается причина.

3. Поручение исключается из активного исполнения и не участвует в дальнейшем контроле.

### 4.8 Кейс: работа с вложениями

1. На этапе подготовки можно добавлять и удалять вложения.

2. После подписания основного документа вложения доступны для просмотра и экспорта.

3. Для PDF-вложений может применяться отдельное подписание руководителем (если требуется регламентом).

4. Проверка подписи доступна для контроля юридической целостности вложений и поручений.

### 4.9 Кейс: перевод в архив

1. Если документ ранее был отклонён, инициатор может перевести его в архив.

2. После перевода в архив карточка считается завершённой и выводится из активного процесса.

## 5. Статусы поручений и согласований: значения и переходы

### 5.1 Используемые в карточке статусы

В карточке фактически используются следующие статусы:

- для поручений: **Не принято**, **Открыто**, **В работе**, **Готово**, **Проверено**, **На доработку**, **Аннулир.**, **Перенос**;

- для согласований: **Не принято**, **Открыто**, **Согласован**, **Отклонён**, **Черновик** (служебно при возврате отпускного заявления на доработку).

### 5.2 Переходы по поручениям (исполнительский контур)

- **Не принято → Открыто**: автоматически, когда получатель открывает карточку документа.

- **Не принято / Открыто / На доработку → В работе**: вручную действием «Принять к исполнению».

- **В работе → Готово**: вручную действием «Отчитаться об исполнении».

- **Готово → Проверено**: вручную действием контроля «Проверено».

- **Готово → На доработку**: вручную действием контроля «На доработку» (с причиной).

- **На доработку → В работе**: вручную повторным принятием в работу исполнителем.

- **Открыто / В работе / На доработку → Аннулир.**: вручную действием «Аннулировать» (с причиной), с каскадным аннулированием дочерних поручений.

### 5.3 Переходы по согласованиям

- **Не принято / Открыто / На доработку → Согласован**: вручную действием «Одобрить».

- **Не принято / Открыто / На доработку → Отклонён**: вручную действием «Отклонить» (с обязательной причиной).

- **Черновик**: служебный статус при возврате отпускного заявления на доработку — система переводит согласования в черновик автоматически.

Для отпускных заявлений действует дополнительная логика:

- после кадрового этапа система массово переводит согласования в **Не принято** (автозапуск цикла согласований);

- при открытии карточки согласующим статус может автоматически перейти в **Открыто**;

- далее согласующий вручную завершает согласование в **Согласован** или **Отклонён**.

### 5.4 Переходы по срокам

- **В работе → Перенос**: вручную, когда исполнитель отправляет запрос на перенос срока.

- **Перенос → В работе**: вручную, когда контролирующий утверждает новую дату.

- **Перенос → В работе**: вручную, когда контролирующий отклоняет запрос на перенос.

- **Перенос → В работе**: вручную, когда исполнитель отменяет собственный запрос.

### 5.5 Автоматические массовые переключения

- После подписания документа, когда процесс исполнения должен стартовать, система переводит связанные задачи в начальный рабочий статус (**Не принято**).

- При возврате отпускного заявления на доработку система:

   - переводит согласования в **Черновик**;

   - удаляет ранее сформированные подписи/подписанные версии файлов;

   - сбрасывает признаки подписания и готовности кадрового этапа.

### 5.6 Про статус «Отказ»

В этой карточке основной сценарий отказа согласования фиксируется статусом **Отклонён**.

## 6. Бизнес-правила, влияющие на сценарии

### 5.1 Доступность адресатов

Список доступных получателей докладной определяется корпоративным справочником и ограничениями, принятыми в организации.

### 5.2 Режим электронной подписи

Организация может использовать базовый или расширенный режим работы с электронной подписью. Это влияет на порядок подтверждения подписи и представление сведений о сертификате.

### 5.3 Кадровая справка по отпуску

Для отпускных заявлений организация может требовать обязательное подписание кадровой справки электронной подписью.

### 5.4 Уведомления по отпускным документам

Организация может включить обязательное уведомление инициатора при добавлении кадровой справки к отпускному заявлению.

### 5.5 Подтверждения действий

Ключевые действия (подписание, согласование, смена сроков, возврат, аннулирование) выполняются с подтверждением пользователя либо в упрощённом режиме подтверждений — по принятому регламенту.

## 7. Что фиксируется в истории

Система автоматически ведёт историю ключевых событий:

- подписание документа;

- запуск и завершение согласований;

- отказ и причины отказа;

- исполнение и проверка поручений;

- добавление кадровой справки;

- возвраты на доработку;

- переносы сроков и аннулирования.

Это обеспечивает прозрачность процесса и возможность последующего аудита.

## 8. Результат процесса

По итогам прохождения флоу документ приходит к одному из конечных состояний:

- согласован и исполнен;

- возвращён на доработку (с повторным запуском цикла);

- отклонён и переведён в архив;

- аннулирован на уровне отдельных поручений.